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境外证据材料的公证、认证问题实务操作
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境外证据材料的公证、认证问题是涉外知识产权案件中备受关注的问题之一。我国《民事诉讼法》第二百四十二条规定“在中华人民共和国领域内没有住所的外国人、无国籍人、外国企业和组织委托中华人民共和国律师或者其他人代理诉讼,从中华人民共和国领域外寄交或者托交的授权委托书,应当经所在国公证机关证明,并经中华人民共和国驻该国使领馆认证,或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后,才具有效力”。最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》(以下简称《规定》)第十一条规定:“当事人向人民法院提供的证据系在中华人民共和国领域外形成的,该证据应当经所在国公证机关予以证明,并经中华人民共和国驻该国使领馆予以认证,或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。当事人向人民法院提供的证据是在香港、澳门、台湾地区形成的,应当履行相关的证明手续。”审判实践中,这些原则性的规定有时缺乏操作性,甚至存在司法解释对法律的突破,许多问题存在争议,给当事人甚至法官造成难题。美国某律师事务所的律师提到,在中国从事知识产权保护,“真正让他处理案件时感到棘手的,不是中国的(实体)立法建设。而程序法与证据法的建设才是当务之急。”[5]。经课题组采用研讨会形式进行调查,目前在审判实践中涉及的公证、认证问题主要如下:
1、哪些材料需要公证?境外形成的证据材料一般包括当事人主体证明材料、授权委托材料、案件事实的证明材料等,上述材料是否都需要进行公证认证?特别是在涉及驰名商标认定的案件中,当事人往往提供大量境外形成的证据材料,如何看待未经公证认证的上述材料的效力?当事人将可以在国内机场、宾馆等地获得的外国报刊、杂志作为证据材料,这些材料是否需要办理公证认证手续?互联网上的下载内容是否需要办理公证认证手续?
2、在何处公证?如何理解“应当经所在国公证机关证明”中“所在国”的含义,是证据形成国,还是证据所在国?当事人在世界多个国家注册了商标,当提交商标证作为证据材料时,该些商标证能否在一国统一办理公证认证手续?[6]
3、如何进行有效公证?部分证据材料公证认证文书缺乏整体性标志,给证据材料的认定带来一定的难度。认证文件、公证文件与被公证文件应具有对应关系,但各国对公证材料和被公证材料采用的装订措施不同:有些是打孔,有些是火漆装订,有些是简单的订书钉,有些辅以骑缝章。火漆装订的场合,有时因气候或携带时不注意,火漆容易脱落或裂开;订书钉装订的场合,订书钉很容易拆卸而不留痕迹。所以公证文件是否对应于被公证文件很容易产生纠纷,审判实践中也不乏律师为复印而拆卸公证文书,或恶意调换材料的情况。
4、对实物不予公证怎么办?有些国家和地区的公证处对实物不予公证,那么如何认定当事人在境外获得实物的真实性?
关于哪些材料需要进行公证认证,实践中的作法主要分三类:一种作法是不允许对没有经过公证认证的境外证据作为证据使用。另一种作法是不论有无公证认证手续,只要经过审判人员的全面审核,从各证据与案件事实的关联程度、各证据之间的联系等方面综合审查判断,可直接承认该证据的效力。第三种作法是要求特定的材料予以公证认证,其他材料则视情况决定。某些特定的涉外证据材料(比如有关国家公共管理职能的等),应履行公证认证手续以限定其证据资格;一般的境外证据,如果能和其他证据相互佐证,即使未办理公证认证手续,也可认定该证据的有效性。经调查,在知识产权涉外、涉港台案件中,绝大部分法官采用的是第三种作法。
课题组认为第三种作法比较合理。具体而言,当事人主体证明资料应当进行公证认证,因为主体合法有效存在是起诉的前提,而主体证明资料涉及国家公共管理职能,不进行公证仅通过当事人陈述难以准确认定,且这也体现了礼让原则和对他国主权的尊重。授权委托书也应当进行公证和认证,因为这涉及到委托人是否有权代表公司起诉等问题,无论是对方当事人还是法官,对于未经公证认证的委托书都无法确认其真实性。值得注意的是,当事人主体证明资料应当在起诉时就提供,授权委托的相关资料也应在受托人第一次履行受托事项时提供,受托人同时应当提供委托人有权从事委托事项的证明资料。对于其他类型的证据材料,可由法官根据案件的具体情况、证据材料与形成地联系的密切程度、与其他证据材料的关联程度、对方当事人对证据材料的掌握程度、对方当事人提出的反证等酌情确定效力。不能仅因为没有公证认证就绝对否认其证据效力。因为涉外知识产权案件中,涉案证据有可能多达上百份抑或更多,而且大多数证据来源于境外,如果证据是在不同国家形成的,其公证证明成本是非常昂贵的。如果强制要求全部公证认证,当事人诉讼成本非常高,胜诉所得到的赔偿可能还弥补不了这种支出,而且实践中办理公证的手续繁琐,时间较长,拖延了审限。这种作法是与世贸规则的要求不相符合的。世贸组织提出的平等原则,体现在证据法领域,就是要求当事人享有平等的举证和质证的权利及义务。公证认证手续要求越高,境外证据持有人要负担更多的举证不能的风险,无法实现“平等”。
关于当事人可以在国内机场、宾馆等地获得的外国报刊、杂志等,课题组认为在当事人能够提供报刊杂志来源于上述场所的证明,同时提供上述场所获得报刊杂志的合法来源证明后,可以认定上述材料的真实性,公证认证并非确定证据效力的唯一手段。
关于互联网上的下载内容,并不一定要进行公证认证,但当事人应当提供网址,便于对方当事人核对质证。当然,因网页的可更改性,当事人采用公证形式来固定证据则是另一层次的问题,在这种情况下,当事人完全可以通过国内的公证机关来完成。
关于公证行为中“所在国”的理解,实践中有两种观点:一种认为是证据的形成地,一种认为是证据的持有地。课题组认为一般情况下应该是证据的形成地,因为对境外证据进行公证认证的主要目的在于加强对证据材料真实性的认知,证据形成地国的公证机关对此才有发言权。若认为由证据持有地的公证机关作出,当证据持有人持证据在国内时,岂不是国内的公证机关亦可作此公证?那么公证就失去其本来的意义。若仅对原件与复印件一致作出公证,则任何地点包括证据的持有地的公证机关都可以作出,但必须注意的是这里的公证仅是对所谓的“原件”与“复印件”是否具有一致性作出,并不能对“原件”本身是否真实,如是否由特定机关颁发、由特定人签署等进行公证。
关于实物公证问题,若实物来源地无法公证,课题组认为可以结合关联证据对实物的证据能力作出认定。
境外证据公证认证的问题不仅在涉外知识产权案件中遇到,在涉外商事海事案件中亦引起了争议和关注。2005年12月29日,最高人民法院发布《第二次全国涉外商事海事审判工作会议纪要》,该文件第39条专门提到:对当事人提供的在我国境外形成的证据,人民法院应根据不同情况分别作如下处理:(1)对证明诉讼主体资格的证据,应履行相关的公证、认证或者其他证明手续;(2)对其他证据,由提供证据的一方当事人选择是否办理相关的公证、认证或者其他证明手续,但人民法院认为确需办理的除外。对在我国境外形成的证据,不论是否已办理公证、认证或者其他证明手续,人民法院均应组织当事人进行质证,并结合当事人的质证意见进行审核认定。从这份文件来看,对于境外证据公证认证的问题,第三种作法在更大程度上得到了明确,也为今后的涉外知识产权案件相关问题的处理指明了方向。
 
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